Inventarierea generală a activelor, datoriilor și capitalurilor proprii este o obligație a societăților care țin contabilitate. Legea contabilității nr. 82/1991 o cere la începutul activității, cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar, precum și la fuziune, divizare, transformare ori lichidare. Rezultatele se înregistrează potrivit reglementărilor contabile aplicabile. Operațiunea privește patrimoniul firmei, inclusiv creanțele și obligațiile, nu doar marfa dintr-un depozit.
Răspunderea și documentele contabile
Potrivit Legii contabilității, administratorul sau persoana care gestionează entitatea răspunde de organizarea și conducerea contabilității. Operațiunile economico-financiare sunt consemnate în documente justificative la efectuarea lor. Persoanele care întocmesc, verifică, aprobă și înregistrează aceste documente au răspunderea stabilită de lege. Înregistrarea rezultatelor inventarierii folosește astfel documentația care susține existența bunurilor, diferențele constatate și măsurile aprobate, în cadrul reglementărilor aplicabile firmei.
Legea include Registrul-inventar între registrele contabile obligatorii, alături de Registrul-jurnal și Cartea mare. Registrele și documentele justificative se păstrează cinci ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost întocmite. Evaluarea elementelor inventariate și prezentarea lor în situațiile financiare anuale urmează reglementările contabile aplicabile entității.
Comisia și constatarea situației efective
Normele aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 2.861/2009 prevăd numirea comisiei prin decizie scrisă, cu membrii, metoda, gestiunile și perioada operațiunii. Din comisie nu fac parte gestionarii depozitelor inventariate, contabilii care țin evidența gestiunii respective sau auditorii interni ori statutari. Contabilii pot participa fără a fi membri. În entitățile cu personal redus, inventarierea poate fi realizată de o singură persoană, în condițiile normelor.
Constatările privind bunurile se înscriu în liste, distinct pe locuri de depozitare, gestiuni și categorii. Bunurile aparținând altor entități și cele depreciate, inutilizabile ori cu mișcare lentă au evidențe separate. Rezultatele faptice se confruntă cu evidența tehnico-operativă și contabilă. Înainte de stabilirea diferențelor, erorile descoperite în aceste evidențe sunt corectate; pentru lipsuri și plusuri, comisia cere explicații scrise persoanelor responsabile.
Rezultatele și propunerile comisiei sunt consemnate într-un proces-verbal. Propunerile sunt prezentate administratorului în șapte zile lucrătoare de la încheierea inventarierii. Înregistrarea în evidența tehnico-operativă are un alt termen: cel mult șapte zile lucrătoare de la aprobarea procesului-verbal. Cele două intervale au repere diferite, încheierea lucrărilor și aprobarea documentului. Evidența contabilă preia rezultatele potrivit reglementărilor contabile aplicabile.
Registrul-inventar și evidența electronică
Normele generale din Ordinul nr. 2.634/2015 descriu Registrul-inventar drept documentul în care se înregistrează elementele inventariate, grupate după natura lor. Completarea se bazează pe inventarierea fiecărui cont de activ și de pasiv. Listele de inventariere și celelalte documente justificative susțin elementele existente la sfârșitul exercițiului financiar. Registrul centralizează situația rezultată din documentația operațiunii, în forma corespunzătoare naturii fiecărui element.
Dacă inventarierea se desfășoară în cursul anului, în registru se înscriu soldurile de la data operațiunii, apoi se adaugă intrările și se scad ieșirile până la încheierea exercițiului financiar. Ordinul nr. 2.634/2015 permite prezentarea registrelor sub formă de registre, foi volante sau listări informatice. Paginile se numerotează crescător, iar volumele în ordinea completării, astfel încât operațiunile să poată fi identificate și controlate.
Documentele financiar-contabile pot avea suport de hârtie sau format electronic, cu respectarea informațiilor obligatorii. Dacă sunt întocmite și preluate în contabilitate prin sisteme informatice, semnătura nu este element obligatoriu, dar procedurile proprii stabilesc identificarea persoanelor care au inițiat, dispus și aprobat operațiunile. Modelele pot fi adaptate specificului firmei, păstrând conținutul cerut de norme. Numărul exemplarelor și circuitul documentelor sunt stabilite prin procedurile proprii.
Evaluarea stocurilor, imobilizărilor și creanțelor
Pentru firmele care aplică reglementările aprobate prin Ordinul nr. 1.802/2014, stocurile se evaluează la cost, diminuat cu ajustările pentru depreciere. Ajustările includ stocurile fără mișcare. Când valoarea contabilă depășește valoarea de inventar, stocul este diminuat până la valoarea realizabilă netă. Aceasta reprezintă prețul de vânzare estimat în activitatea normală, din care se scad costurile estimate de finalizare și cele necesare vânzării.
Evaluarea la inventar aplică principiul prudenței și ia în considerare deprecierile sau pierderile de valoare. Pentru imobilizările corporale și necorporale, corectarea valorii depinde de natura deprecierii: amortizare suplimentară pentru deprecierea ireversibilă, respectiv ajustare pentru cea reversibilă. Evaluarea privește și imobilizările în curs de execuție. Valoarea de inventar este stabilită de comisie sau de evaluatori autorizați, potrivit regulilor aplicabile.
Creanțele și datoriile se evaluează la valoarea probabilă de încasare ori de plată. Diferențele în minus față de valoarea contabilă a creanțelor sunt reflectate prin ajustări pentru depreciere, iar creanțele incerte necesită ajustări pentru pierdere de valoare. Pentru datorii, diferențele în plus față de valoarea contabilă sunt înregistrate pe seama elementelor corespunzătoare. Capitalurile proprii rămân evidențiate la valorile din contabilitate, conform acelorași reglementări.
Tratamentul fiscal al unor bunuri lipsă sau degradate
Pentru plătitorii de impozit pe profit, articolul 25 din Codul fiscal tratează separat cheltuielile cu stocurile ori mijloacele fixe amortizabile lipsă din gestiune sau degradate, neimputabile. Regula este nedeductibilitatea, cu excepțiile prevăzute de text: distrugerea prin calamități sau forță majoră, existența asigurării, degradarea calitativă cu dovada distrugerii și anumite situații privind produsele alimentare ori bunurile expirate. Încadrarea fiscală depinde de condițiile respective și de documentarea lor, distinct de constatarea și înregistrarea contabilă a rezultatului inventarierii.